En cas d’erreurs constatées sur un bulletin de paie déjà remis à un salarié, vous devez établir un bulletin rectificatif afin de le remettre corrigé au salarié. Ce bulletin, annule et remplace le bulletin initial, en y apportant les corrections nécessaires, tout en conservant la date de paie d’origine. Il ne peut toutefois corriger que des erreurs survenues au cours de l’année civile en cours.
Ce bulletin rectificatif doit être transmis au salarié dans les meilleurs délais, afin d’assurer la transparence et la conformité des déclarations sociales.
Création du bulletin
La création d’un bulletin Annule et remplace entraîne la suppression du bulletin de la période en cours. Sauvegardez le bulletin de la période en cours.
Exemple : en novembre, vous détectez une erreur sur le bulletin de septembre. Si le bulletin de novembre a déjà été généré, il sera automatiquement supprimé lors de la création du bulletin Annule et remplace pour septembre.
Recalcul des tranches et cumuls annuels
Si la correction concerne le recalcul des tranches et cumuls annuels, il est nécessaire de créer autant de bulletins Annule et Remplace entre le premier bulletin concerné et le bulletin en cours afin de recalculer correctement les tranches et les cumuls annuels.
- Accédez aux Bulletins rectificatifs.
Bulletins > Bulletins rectificatifs
- Ajoutez un bulletin Annule et remplace ().
La fenêtre Bulletins Annule et remplace s’affiche. - Sélectionnez le salarié concerné.
- Sélectionnez une Période.
- Sélectionnez un bulletin à annuler et remplacer.
- Enregistrez.
La ligne du bulletin Annule et remplace est créée.
Conséquences :
Sur le mois en cours, un bulletin Annule ainsi qu’un nouveau bulletin sont créés. Pour le constater, accédez aux Bulletins précédents (Salariés > Consultation bulletins). Deux icones PDF sont affichées pour le mois en cours :
- L’icone PDF du haut concerne le bulletin Annule. Le PDF du bulletin Annule comporte la mention ANNULE.
- L’icone PDF du bas concerne le nouveau bulletin Remplace. Le PDF du nouveau bulletin Remplace affiche la Période concernée et la date de paiement en italique.
Vous allez pouvoir modifier le nouveau bulletin.
Modification du bulletin
Vous avez plusieurs possibilités de modification en fonction de leur nature :
- A partir de la ligne du bulletin Annule et remplace, vous pouvez :
- corriger uniquement pour cette période, les éléments modifiables de la fiche du salarié ( ).
Les éléments modifiables sont les suivants : Contrat, Ancienneté, Emploi, Formation, diplômes, Classification, Salaire et horaires, Paramètres > Forfait et Paramètres bulletin. Les autres éléments non modifiables conserveront les valeurs actuellement enregistrées dans la fiche du salarié (ex. de l’adresse du salarié qui est reprise dans le bulletin Annule et remplace).
Après correction, affichez le récapitulatif de vos modifications apportées à la fiche du salarié ( ). - accéder au bulletin du salarié pour modifier des éléments ( ).
- corriger uniquement pour cette période, les éléments modifiables de la fiche du salarié ( ).
- Accédez à la Saisie de éléments (Bulletins > Saisie de éléments) pour modifier certains éléments du bulletin (primes, etc.).
Corrections concernant les absences ; les dates d’absences ainsi que la Date de validité devront être comprises dans la période concernée.
Inclure ou non les bulletins dans la DSN, cochez cette option si vous n’avez jamais envoyé cette correction en DSN. Il se peut que vous ayez constaté une erreur de bulletin et que vous l’ayez corrigée uniquement en DSN. Dans ce cas décochez l’option car vous l’avez déjà transmise.
Validation du bulletin
Après avoir modifié le bulletin, vous devez le valider afin de prendre en compte les modifications. Pour cela,
- Accédez aux Bulletins rectificatifs.
Bulletins > Bulletins rectificatifs
- Accédez au bulletin du salarié Annule et remplace ( ).
Le bulletin du salarié s’affiche. - Imprimez le bulletin ().
- Validez le bulletin Annule et remplace en cours ().
- Confirmez la validation ().
Le bulletin en cours est créé pour la période.
Dans la liste des Bulletins rectificatifs, le statut d’avancement du bulletin passe de En cours à Terminé.
Il est toujours possible de supprimer le bulletin validé, accédez de nouveau au bulletin du salarié et activez le bouton Supprimer.
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