Modifier une date d’embauche

En cas d’erreur sur la date d’embauche d’un salarié, il est nécessaire de la corriger afin de garantir l’exactitude des informations contractuelles et de paie. Vous pourrez à la suite de cette correction établir un ou plusieurs bulletins rectificatifs, qui annulent et remplacent les bulletins d’origine, avant leur remise au salarié. L’article Trucs et astuces détaille les cas particuliers et points de vigilance liés à cette fonctionnalité.

Toutefois ces bulletins Annule et Remplace générés par l’assistant, suivront ces règles :

• Année minimale autorisée – 2024 : les corrections ne peuvent se faire qu’à partir de l’année 2024 incluse
• Limite des trois dernières années : les corrections sont limitées aux trois dernières années, calculées par rapport à la période de paie en cours du dossier, sans inclure l’année en cours.​

Pour les périodes précédant 2024, l’assistant permet de corriger la date d’embauche dans la fiche salarié, en impression sur le bulletin en cours et les suivants…

Pour modifier une date d’embauche :

1. Accédez à la liste des salariés.

   Salariés > Liste des salariés

2. Sur la ligne du salarié, activez  > Correction de la date d’embauche.
3. Dans la page Date d’embauche, renseignez une Nouvelle date d’embauche.
4. Passez à l’étape Récapitulatif (Suivant).
5. Prenez connaissance des bulletins rectificatifs prévisionnels.
   Il est recommandé de Générer les bulletins rectificatifs de la liste ci-dessus. Cela permet :
   • L’annulation des bulletins en trop.
   • Le recalcul des cumuls annuels et des tranches.
6. Cochez l’option Générer les bulletins rectificatifs de la liste ci-dessus impactés par la modification de la date d’embauche (Recommandé).
7. Lancez le traitement (Terminer).

La liste des bulletins rectificatifs s’affiche.
Le nombre de bulletins dépend de la date à laquelle la date d’embauche a été modifiée. Par exemple, si la modification intervient en décembre, tous les bulletins de l’année en cours, de janvier à novembre, sont concernés. Le premier bulletin à traiter affiche la mention En cours et les icônes      .
Vous pouvez imprimez et confirmez chaque bulletin en commençant par le plus ancien bulletin (bulletin En cours).

Autre exemple si la modification date de 2024 de juin à juillet, seuls les bulletins de 2024 seront corrigés. Pour ceux de 2025, ajoutez un bulletin Annule et remplace.

Impression et confirmation des bulletins

1. Accédez au bulletin En cours (  ).
2. Imprimez le bulletin (Imprimer) .
3. Confirmez le bulletin pour le valider.
   Un message s’affiche pour vous demander si vous souhaitez poursuivre le traitement afin d’imprimer et de confirmer les bulletins suivants.
4. Répondez Oui pour traiter les différents bulletins les uns après les autres.
   Ce premier bulletin est créé et remplace l’ancien bulletin.
   Vous passez au bulletin suivant pour l’imprimer et le confirmer.

Particularités

En cas d’erreur sur la date d’embauche, le traitement dépend de la date réelle du début de contrat :

• Lorsque la date d’embauche réelle se situe au cours du mois concerné, les bulletins Annule et remplace sont générés automatiquement et prennent en compte les éventuels écarts de salaire. Aucune action spécifique n’est requise.
• En revanche, si la date d’embauche réelle est postérieure au mois pour lequel un bulletin a été créé, un bulletin Annule est généré afin d’annuler le bulletin existant. Dans ce cas, il est nécessaire de renseigner le montant de trop versé correspondant au Net à payer.

Exemple : si, par erreur, une date d’embauche a été renseignée au 15 janvier, deux situations peuvent se présenter :

• La date d’embauche réelle était le 1er janvier ou le 17 janvier
  La création des bulletins Annule et remplace prend automatiquement en compte la différence de salaire.
  Aucune manipulation n’est nécessaire.
• La date d’embauche réelle était le 1er février
  Un bulletin a été créé pour le mois de janvier alors que le salarié n’était pas en poste.
  Dans ce cas, un bulletin Annule est généré pour janvier afin d’annuler le bulletin initial.
  Vous devez alors renseigner un montant de trop versé correspondant au Net à payer.