Pour gérer les documents de vos salariés (contrat de travail, lettre de licenciement, certificat de travail, etc), vous disposez d’une liste de modèles Sage. A cette liste, vous pouvez ajouter vos propres modèles ou télécharger les modèles Sage que vous personnaliserez dans Microsoft Word. Il vous suffit ensuite de générer les documents à affecter aux salariés concernés.
Les modèles sont au format Word. Vous devez disposer du logiciel Microsoft Word sur votre poste de travail afin de pouvoir ouvrir et modifier ces modèles.
Téléchargement d’un modèle Sage
Les modèles fournis par Sage sont des documents type. Il est recommandé de passer par un professionnel pour s’assurer de l’adéquation du document à la situation du salarié.
- Accédez aux Modèles de documents.
Etats et déclarations > Génération de documents > Modèles
- Téléchargez le modèle souhaité ( ).
Le modèle téléchargé s’affiche sur votre navigateur ou dans vos téléchargements sur votre poste de travail. - Ouvrez-le dans Microsoft Word pour le modifier si besoin et l’adapter à la situation spécifique de votre société.
- Effectuez vos modifications et complétez les champs en bleu (à renseigner).
Le modèle Modèle Fusion avec explications liste les champs disponibles pour la fusion des documents et les situe dans votre application.
- Enregistrez votre modèle personnalisé sur votre poste de travail.
Après avoir personnalisé le modèle sur votre poste de travail, vous devez l’ajouter en tant que nouveau modèle pour ensuite l’affecter à tous les salariés concernés.
Ajouter un nouveau modèle de document
Vous disposez de modèles de documents et vous souhaitez les ajouter à la liste des modèles. Pour cela :
- Accédez à l’Historique des documents.
Etats et déclarations > Génération de documents > Modèles
- Ajoutez un nouveau modèle.
- Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le libellé et la catégorie du document que vous ajoutez.
- Cliquez sur l’icône dans la zone de sélection de fichier.
- Sélectionnez votre document sur votre poste de travail.
- Cliquez sur Ouvrir.
- Cochez les options souhaitées :
- Uniquement si vous gérez plusieurs dossiers, cochez Ce modèle sera accessible depuis tous vos dossiers.
- Archiver le document généré : cette option permet de conserver le document final dans l’historique.
- Générer un document unique pour l’ensemble des salariés (par modèle).
- Ajoutez le modèle ( ).
Un message vous confirme l’ajout de votre modèle à la liste.
Vous pouvez générer un document à partir d’un modèle et l’affecter aux salariés auxquels il est destiné.
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