Rendre anonymes les données d’un salarié


Dans le cadre de la protection des données personnelles, un salarié peut demander d’anonymiser ses données personnelles.

La page Anonymisation contient toutes les données personnelles de tous vos salariés, y compris les salariés sortis et archivés. Vous pouvez filtrer cette liste pour n’afficher que les salariés présents, les salariés sortis, les salariés archivés ou tous les salariés.

Dans la liste des salariés, des filtres sont également présents sous l’intitulé des colonnes Code, Nom et prénom, N° de sécu, Etablissement.

Demande d’anonymisation des données personnelles

Lors de la réception d’une demande d’anonymisation d’un salarié, vous devez dans une premier temps, effectuer une demande d’anonymisation pour signaler cette demande. Le salarié devient alors anonymisable et permet de rendre confidentielles ses données personnelles.

Conservation des bulletins
Les bulletins de paie doivent être conservés pendant un délai minimum de 5 ans. Ainsi, seuls les salariés dont la sortie est actée depuis plus de 5 ans peuvent être anonymisables.
  1. Accédez à la page Demande d’anonymisation.

    Salariés > Anonymisation

  2. Sur la ligne du salarié concerné cliquez sur l’icône   présente dans la colonne Demande d’anonymisation,
  3. Confirmez le message qui s’affiche et enregistrez.
    Votre salarié est alors anonymisable.
  4. Cliquez sur la coche qui est apparaît alors dans la colonne Anonymisable.
    La coche apparaît uniquement en regard du salarié dont la sortie est actée depuis au moins 5 ans.
  5. Dans le message d’anonymisation qui s’affiche, cliquez sur Oui pour confirmer l’anonymisation.
    Attention, ce traitement est irréversible. Un message vous demande de confirmer l’anonymisation de ce salarié.

Conséquences d’une demande d’anonymisation

Cette anonymisation entraîne :

  • la suppression des données personnelles de ce salarié,
  • la suppression des états associés (bulletins, déclarations DSN, DADS-U, AED, etc.).

Vous pouvez ensuite vérifier dans votre liste des salariés que les données personnelles de ce salarié sont bien anonymisées (avec des caractères XXXXXXXX XXXXXXX).

Un salarié sorti et anonymisé n’apparaît plus dans la liste de l’assistant de sortie / réembauche. De même, les pages Historique et Documents de l’onglet Salariés n’apparaissent plus pour un salarié anonymisé.

Pour en savoir plus, consultez la page relative au RGPD

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