Dans le cadre de la protection des données personnelles, un salarié peut demander d’anonymiser ses données personnelles.
A partir de l’onglet Salariés, la page Anonymisation contient toutes les données personnelles de tous vos salariés, y compris les salariés sortis et archivés. Vous pouvez filtrer cette liste pour n’afficher que les salariés présents, les salariés sortis, les salariés archivés ou tous les salariés. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur les boutons correspondants.
Dans la liste des salariés, des filtres sont également présents sous l’intitulé des colonnes Code, Nom et prénom, N° de sécu, Etablissement. Il vous suffit de saisir l’information dans le champ vide prévu à cet effet.
Demande d’anonymisation des données personnelles
Afin d’anonymiser les données personnelles d’un salarié, vous devez d’abord effectuer une demande d’anonymisation afin de signaler qu’un de vos salariés en a formulé la demande. Le salarié devient alors anonymisable et vous pouvez alors rendre confidentielles ses données personnelles.
- Pour procéder à cette demande, accédez à l’anonymisation des données.
Dossier / Anonymisation / Demande d’anonymisation
- Positionnez votre souris sur la ligne de ce salarié. La ligne de ce salarié est en surbrillance bleue.
- Vous pouvez aussi saisir le nom du salarié dans le filtre de la colonne Nom et prénom afin de n’afficher que la ligne du salarié souhaité.
- Dans la colonne Demande d’anonymisation, cliquez sur l’icône
. - Dans le message de confirmation qui s’affiche, confirmez la demande d’anonymisation (Oui).
- Enregistrez.
Votre salarié est alors anonymisable. - Cliquez sur la coche
qui apparaît alors dans la colonne Anonymisable.La coche apparait uniquement en regard du salarié dont la sortie est actée depuis au moins 5 ans. - Dans le message d’anonymisation qui s’affiche, confirmez l’anonymisation (Oui).
Attention, ce traitement est irréversible. Un message vous demande de confirmer l’anonymisation de ce salarié.
Cette anonymisation entraîne :
- la suppression des données personnelles de ce salarié,
- la suppression des états associés (bulletins, déclarations DSN, DADS-U, AED, etc.).
Vous pouvez ensuite vérifier dans votre liste des salariés que les données personnelles de ce salarié sont bien anonymisées (avec des caractères XXXXXXXX XXXXXXX).
Un salarié sorti et anonymisé n’apparaît plus dans la liste de l’assistant de sortie / réembauche. De même, les pages Historique et Documents de l’onglet Salariés n’apparaissent plus pour un salarié anonymisé.
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