Certaines conventions collectives ou accords peuvent prévoir la gestion des heures d’absences (autres que congés) en heures réelles mais également le calcul du taux d’absence en fonction des heures réelles.
Les heures réelles des absences autres que congés et arrêt de travail comprennent les absences :
- exceptionnelles
- autres absences exceptionnelles
- mi-temps thérapeutique
- congés sans solde
- non rémunérées
- évènements familiaux
- congé parental d’éducation
- enfant malade
- intempéries
- congé proche aidant
Les heures réelles des absences de type arrêt de travail comprennent les absences :
- accident de travail
- accident de trajet
- paternité
- maladie
- adoption
- maternité
- maladie professionnelle
La configuration de ces absences s’effectue à plusieurs niveaux :
Fiche de l’établissement
Lorsque les absences en heures réelles (taux d’absence ou nombre d’heures) font référence à l’ensemble des salariés ou à une partie importante des salariés, renseignez les informations dans la fiche de l’établissement :
- Accédez à la liste des établissements.
Dossier > Etablissements > Liste des établissements
- Modifiez l’établissement ( ).
- Dans la page Spécificités, déployez le groupe Paramètres Société – Gestion des absences en heures réelles.
- Répondez OUI à la question Calcul du taux horaire d’absence en heures réelles ? (planning variable) si vous souhaitez que le taux horaire des absences soit en heures réelles.
- Répondez OUI à la question Saisie manuelle des heures réelles des absences autres que congés et arrêt de travail ? (planning variable) et/ou Saisie manuelle des heures réelles des absences de type arrêt de travail (Mal., Mater/Pater) ? (planning variable) si vous souhaitez que les heures réelles d’absences soient saisies manuellement.
- Renseignez le Nombre d’heures réelles de la période de paie en cours si la valeur est identique à tous les salariés.
- Enregistrez.
Fiche du salarié
Le paramétrage indiqué dans l’établissement est automatiquement repris dans la fiche du salarié. Vous pouvez toutefois personnaliser le paramétrage d’un salarié en cas de besoin :
- Accédez à la liste des salariés.
Salariés > Liste des salariés
- Modifiez le salarié ( ).
- Dans la page Paramètres du bulletin, déployez le groupe Gestion des absences en heures réelles.
- Modifiez éventuellement les réponses aux questions posées.
- Enregistrez.
Saisie des absences
Vous devez renseigner les absences pour congés payés de votre salarié :
- Accédez à la page de saisie des Congés ou absences.
Absences > Congés et absences
- Sélectionnez le salarié.
- Créez un nouveau congé ou absence ().
- Sélectionnez la nature souhaitée.
- Indiquez les Date de début et Date de fin de congé.
- Enregistrez.
Si vous devez saisir des absences pour congés payés pour plusieurs salariés, vous pouvez les importer depuis un fichier Excel.
Le nombre d’heures calculées automatiquement par l’application ne sera pas utilisé dans le calcul de l’absence pour congés payés.
Alimentation des heures réelles
Pour les salariés avec des plannings spécifiques et des horaires différents en fonction des jours ou des semaines ouvrés, le nombre d’heures réelles du mois et le nombre d’heures d’absence réelles dépend du planning de chaque salarié. Actuellement l’application ne calcule pas automatiquement les valeurs ; il est donc nécessaire de renseigner manuellement le nombre d’heures réelles du mois et le nombre d’heures réelles d’absences dans le mois en fonction de chaque salarié.
Vous pouvez saisir ces éléments dans :
- La saisie par salarié ;
- La saisie multi-salariés.
Saisie par salarié
- Accédez à la Saisie des éléments du Bulletin de paie du salarié.
Bulletins > Saisie des éléments
- Passez la page en modification .
- Dans le tableau Rémunération, déployez le groupe Gestion des absences en heures réelles.
- Renseignez les valeurs souhaitées dans Nombre d’heures réelles dans le mois (fonction planning salarié) et Nombre d’heures réelles en fonction du type d’absence.
- Enregistrez.
Saisie multi-salariés
- Accédez à la Saisie multi-salariés des bulletins.
Bulletins > Saisie multi-salariés
- Passez la page en modification .
- Sélectionnez le modèle de saisie Absences en heures réelles avec modulation horaire salarié.
- Complétez les valeurs souhaitées.
- Enregistrez.
Vous pouvez également exporter un fichier Excel pour le compléter avant de l’importer via les boutons Exporter et Importer.
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